Система электронного документооборота Канцлер
Пакет прикладных программ (ППП) «Канцлер» — это созданный на платформе Lotus Domino/Notes программный продукт, который предназначен для создания систем электронного документооборота (СЭД) в органах государственного управления, крупных территориально распределенных организациях, производственных предприятиях и банках.
Система «Канцлер» способна комплексно решить задачи по автоматизации делопроизводства, а также по созданию, движению, маршрутизации документов в реальном масштабе времени, их централизованному хранению и архивной обработке.
Специалисты компании IBA ведут работы по автоматизации документооборота и делопроизводства с 1998 года. «Канцлер» стал результатом тщательного исследования программных сред, детального изучения потребностей пользователя и нормативно-правовой базы, учитывает все современные тенденции развития информационных технологий в данном направлении. В 2007 году была выпущена уже 4-я версия ППП «Канцлер».
СЭД «Канцлер» обеспечивает:
- Организацию электронного документооборота: хранение, маршрутизацию и движение документов в реальном масштабе времени, коллективную и групповую работу сотрудников;
- Автоматизацию делопроизводства: работу с документами с момента их получения или создания и до завершения исполнения документов, отправки в дело или архив;
- Хранение и архивную обработку документов: централизованное хранение базы данных всех документов, поиск дел и документов, экспорт из систем автоматизации делопроизводства.
«Канцлер» функционирует по модульному принципу и включает в себя 12 приложений-модулей:
- «Базовая система»: «ядро» продукта, основа создания и управления СЭД, к которому подключается произвольное количество модулей, в зависимости от потребностей заказчика. Инструментальные средства «Базовой системы»: графический маршрутизатор, конфигуратор, структура организации, рабочее место, протоколы, инсталлятор — обеспечивают централизованное управление всеми компонентами СЭД. К «Базовой системе» могут подключаться программные модули «Делопроизводство», «Управление персоналом», «Архивное дело», «Договоры» и др., а также любые другие приложения Lotus Notes, в том числе созданные другими разработчиками;
- «Делопроизводство»: модуль предназначен для автоматизации делопроизводства, движения организационно-распорядительной документации. Он обеспечивает работу с документами с момента их получения или создания и до завершения исполнения, отправки в дело или архив;
- «Управление персоналом»: модуль предназначен для автоматизации бизнес-процессов кадрового делопроизводства - ведение штатного расписания, хранения учётных карточек сотрудников, оформления назначений и увольнений работников, учета рабочего времени, предоставления трудовых и социальных отпусков, проведение аттестационных мероприятий, составления статистической отчётности, ведения персонифицированного учёта и др;
- «Договоры»: модуль предназначен для управления преддоговорной, договорной и последоговорной деятельностью предприятия - ведения электронного документооборота, обеспечивающего создание, согласование, подписание и исполнение договоров; поддержания претензионно-исковой деятельности; передачи исполненных договоров в электронный архив;
- «Архивное дело»: модуль предназначен для ведения архивного делопроизводства на предприятии - передачи исполненных документов из СЭД в архив, составления и ведения номенклатуры дел, формирования и оформления дел для передачи в архив, ведения и учета дел в архиве;
- «Обращения граждан»: модуль предназначен для ведения полного цикла работ с обращениями граждан в соответствии с существующими нормативными документами;
- «Гербовые бланки»: модуль предназначен для выполнения функций учёта поступления и использования бланков строгой отчётности, фирменных бланков и документов с изображением Государственного герба;
- «Потоковое сканирование»: модуль предназначен для массового перевода бумажных документов в электронные образы с помещением их в соответствующие базы программного комплекса «Делопроизводство». Приложение может использоваться как автономно, так и в составе ППП «Канцлер»;
- «Электронная цифровая подпись» (ЭЦП): модуль предназначен для использования внешних криптографических средств защиты, поддерживающих национальные стандарты, в среде Lotus Notes;
- «Система менеджмента качества» (СМК): модуль предназначен для автоматизации ведения и учёта документов СМК на предприятии и включает в себя два компонента:
- «СМК документы» обеспечивает программную реализацию управления документами СМК и возможность быстрого ознакомления с последними версиями документов, относящихся к системе управления качеством, всех пользователей системы;
- «СМК Аудит» обеспечивает автоматизированное управление документацией и данными о проведении внутренних и внешних проверок качества на предприятии и их результатах;
- «Задания»: модуль предназначен для автоматизации функций постановки заданий на разработку нормативно-правовых актов и мониторинга хода их разработки;
- «Нормативные акты»: модуль предназначен для автоматизации процесса обработки нормативно-правовых актов, включая создание проекта нормативного акта, прохождение этапов обработки, предусмотренных регламентом, и исполнение;
По желанию заказчика СЭД может включать в себя любое количество вышеназванных модулей.
Преимущества СЭД «Канцлер»
- Разработан на основе результатов исследований программных сред, конкурентов, потребителей, особенностей предметной области, а также многолетнего опыта наших специалистов, занимающихся разработками СЭД с 1998 года.
- Объединяет ряд технологических решений: модульная архитектура пакета прикладных программ; централизованное администрирование при помощи «Базовой системы»; подключение ЭЦП любого криптопровайдера; создание распределенной схемы на основе XML формата.
- Поставляется по разнообразным программам, отличающимся по цене, набору модулей и услуг, в зависимости от индивидуальных потребностей заказчика.
- Настройка и адаптация: система гибко настраивается под структуру и особенности организации, учитывая пожелания заказчика и функциональные возможности «Канцлера», - маршруты движения и шаблоны документов, виды отчетности, подключение собственных видов документов.
- Создание территориально-распределенных систем: система позволяет создавать СЭД для организаций со сложной, территориально-распределенной структурой подразделений, в том числе организаций холдингового типа. Существует возможность использования разных программных продуктов СЭД в одной организации, экспорта/импорта информации в/из любой другой системы электронного документооборота при помощи формата XML.
- Создание маршрутов: движение документов, управление их жизненным циклом осуществляется при помощи заранее определенных маршрутов, созданных в графическом виде. Типовые маршруты создаются для групп документов и могут изменяться в процессе движения документа.
- Обеспечивает удобство работы пользователя: 1) быстрый доступ к документам тремя способами: с помощью модуля «Рабочее место», с рабочего стола Lotus Notes, из почтового ящика по ссылке из письма–уведомления; 2) формирование графических маршрутов; 3) интуитивно-понятный дизайн приложений.
- Имеет законченную «коробочную» реализацию: зарегистрирован в Государственном центре каталогизации продукции; коробка содержит инсталляционный диск, руководства администратора и пользователя, что позволяет заказчику самостоятельно устанавливать и настраивать систему.
- Ценовая политика: стоимость продукта зависит только от количества пользователей, одновременно работающих в системе (конкурентные лицензии).
- Обучение: разработаны специальные курсы учебных дисциплин – для профильных специалистов и обслуживающего персонала, которые могут проводиться как на базе Учебного центра IBA с вручением сертификатов государственного образца, так и с выездом на территорию заказчика.